Fortaleciendo GRC con el uso de 5 Ss

Aplicar las 5S en TI GRC es como darle un “reset” a la operación. No solo ordenas, sino que conviertes el cumplimiento en algo natural y sostenible.

Las 5S nacen en Japón dentro del Toyota Production System en los años 50. Es una idea simple pero poderosa: crear un entorno de trabajo ordenado y eficiente que reduzca desperdicios y errores. Con el tiempo, se formalizó en 5 pasos:

1. Seiri (Sort): separar lo útil de lo inútil.
2. Seiton (Set in Order): organizar lo que queda.
3. Seiso (Shine): limpiar y revisar.
4. Seiketsu (Standardize): estandarizar procesos.
5. Shitsuke (Sustain): mantener la disciplina.

En GRC muchas veces hablamos de políticas, controles y auditorías, pero la realidad es que, si nuestra operación está desordenada, el cumplimiento se vuelve un dolor de cabeza. Aquí es donde las 5S ayudan:

• Sort: eliminar sistemas obsoletos, cuentas inactivas y datos duplicados → menos riesgos y más claridad en inventarios.
• Set in Order: definir nomenclaturas, clasificar activos digitales y ordenar repositorios → facilita auditorías y respuesta a incidentes.
• Shine: revisar logs, limpiar configuraciones y monitorear hardware → detectas anomalías antes de que escalen.
• Standardize: documentar procesos y plantillas → aseguras consistencia en controles.
• Sustain: convertir estas prácticas en hábito → el cumplimiento deja de ser un proyecto puntual y se vuelve parte de la cultura.

Podemos comprenderlo mejor utilizando algunos ejemplos prácticos en TI:

• Gestión de accesos: aplicar Sort para eliminar usuarios que ya no trabajan en la empresa. Esto reduce riesgos de accesos indebidos y simplifica auditorías de identidad.
• Infraestructura ordenada: aplicar Set in Order en racks y servidores con etiquetado claro. Resultado: menos errores humanos y trazabilidad inmediata para auditores.
• Monitoreo continuo: aplicar Shine en la revisión de logs semanales. Así se detectan configuraciones anómalas antes de que generen incidentes graves.

Este concepto ha sido aprovechado por varias organizaciones, como podemos ver en las siguientes publicaciones las cuales se muestran casos de éxito de la aplicación de las 5S en entornos de TI y GRC:

• AuditReady. 5S Lean Manufacturing for IT Audit Readiness.
• ManageEngine. Adopting the 5S strategy in cybersecurity. 
• Alonso Guillén. 5S: The Japanese Method That Elevates Operational Excellence in IT environments.
• QMS2Go Learning Hub. 5S Quality Management Evolution: Deming to Toyota.
• Sysmetic. 5S Method: The Honest Guide for Manufacturing.